Assistant(e) armement – Voyages & Dépenses F/H

CDI

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Réf : 406
Publié le 02/10/2019

Assistant(e) armement – Voyages & Dépenses F/H

CDI

Marseille - Provence-Alpes-Côte d'Azur - France

Présentation de l'entreprise

Unique armateur français de navires de croisière et n°1 mondial des croisières polaires, PONANT s'impose comme la référence d'un nouveau style de croisières de luxe à travers une conception unique du voyage en mer alliant itinéraires d'exception et prestations hôtelières 5*, à bord de luxueux navires à taille humaine.

Description du poste

Département : Exploitation


Rattachement Hiérarchique : Directeur de l’Armement


Finalité du métier :

L’Assistant(e) est responsable de la planification pour l’ensemble des équipages et contribue à la fluidité de l’organisation des voyages et de l’hébergement du personnel navigant. L’Assistant(e) coordonne pour l’ensemble des équipages les dossiers d’assurance, les évacuations sanitaires, et la délivrance de visas.


Missions principales :


Organisation des Relèves UMS :
₋ Gérer les demandes et validations des billets via ATO (Ponant Airlines Ticket Office)
₋ Assurer la transmission d’informations aux embarquant, aux bords et aux agents portuaires
₋ Réaliser des cotations pour les différentes Agences de Manning

Personnel Navigant et en formation :
₋ Centraliser les demandes et émissions des billets via ATO
₋ Réserver les hôtels


Suivi des coûts
₋ Valider les frais de route/ jours de conduite
₋ Placer le Personnel Navigant sur les vols Charters


Contact auprès de nos Assureurs (Pont-Machine-Hôtel) :
₋ Suivre les dossiers d’assurances et de sinistres
₋ Organiser les débarquements sanitaires Crew
₋ Assurer le suivi des arrêts de travail, des indemnités et récupérer les frais médicaux
₋ Assurer le suivi avec les agences de mannings pour les dossiers médicaux


Assistant au sein de l’équipe Armement
₋ Administrer le process facturation dans l’ERP comptable
₋ Suivre les process crewing dans logiciel armement
₋ Gérer les indicateurs relatifs au service
₋ Être un support pour délivrer les visas et permis en temps voulu
₋ Travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe


Immigration :
₋ Centraliser les demandes de visas et de permis de travail des navigants
₋ Identifier les changements de réglementation et ajuster les procédures, en étant au maximum dans l’anticipation
₋ Délivrer les visas et permis en temps voulu pour optimiser la fluidité du process



Profil recherché

Savoirs :
 Pratique courante du français et de l’anglais
 Excellente connaissance du pack office et d’Excel en particulier
 Connaissance du milieu maritime et de la gestion des navigants
 Connaissances de la réglementation nationale et internationale


Savoir-faire  :
 Capacité d’analyse pour mise en place de procédures


Savoir-être :
 Adaptabilité, disponibilité, flexibilité



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